Pentru a putea avea o imagine cât mai corectă asupra situației tale financiare în primul rând trebuie să ai o evidență a celor mai importante documente financiare. Este bine ca documentele financiare originale să fie îndosariate într-un loc sigur în ordine cronologică pentru a putea fi ușor accesibile ori de câte ori avem nevoie de ele.
Cele mai importante documente originale pe care trebuie să le păstrăm cu atenție sunt:
actele de identitate;
acte de studii;
acte privind vechimea și experiența profesională;
actele de proprietate ale imobilului pe care îl deținem;
documentele bancare, deschideri de conturi și carduri, contracte de depozit, contracte de credit, contracte de ipotecă, extrase de cont, etc;
contracte de asigurări (de viață, de sănătate, pentru imobil, pentru mașină CASCO și RCA, etc);
contracte pentru pensii private sau planuri de studii;
contracte care atestă investițiile în fonduri de investiții, acțiuni, obligațiuni, etc;
dovada achitării taxelor și impozitelor.
Toate aceste documente ne ajută să ne evaluăm situația financiară actuală. Pentru a avea o imagine de ansamblu asupra finanțelor noastre personale în momentul analizei, trebuie să evaluăm ceea ce deținem, adică activele și ceea ce datorăm, adică împrumuturile sau pasivele.
Din categoria activelor (deținerilor) fac parte:
- Proprietățile imobiliare (casa, apartament, teren);
- Conturile bancare curente sau de economii, depozitele și banii cash;
- Investițiile (acțiuni, obligațiuni, fonduri de investiții, fonduri de pensii, planuri de studii, etc);
- Mașina;
- Asigurările (de viață, de sănătate, de studii, etc);
- Pensiile private;
- Alte bunuri personale și obiecte de valoare (artă, bijuterii, etc).
Din categoria pasivelor (datoriilor) fac parte:
- Locuința (soldul creditului imobiliar);
- Mașina (soldul creditului pentru mașină);
- Creditele de nevoi personale;
- Cardurile de credit, descoperitul de cont (overdraft);
- Facturile neachitate;
- Creditele la Instituțiile Financiare Nebancare (IFN);
- Alte împrumuturi (de la rude sau prieteni).
După ce am evaluat situația deținerilor și pe aceea a datoriilor, aplicația face diferența pentru a vedea dacă până în momentul de față am acumulat avere sau am acumulat mai multe datorii. Acest rezultat ne arată pentru ce am muncit până în acest moment și de asemenea ne este de ajutor în planificarea obiectivelor financiare pe care vrem să le realizăm. Dacă diferența dintre active și pasive este pozitivă, înseamnă că eforturile noastre dau rezultate, în timp ce dacă diferența este negativă înseamnă că deciziile financiare pe care le-am luat până în prezent ne-au adus mai multe datorii decât dețineri.
Aplicația redă și reprezentarea grafică a ponderii fiecărei categorii de dețineri în total active și a fiecărei categorii de datorii în total pasive, ca să avem o imagine cât mai clară asupra situație.
Chiar dacă până la acest moment în viață am reușit să acumulăm active valoroase, dacă suma datoriilor este mai mare decât valoarea totală a activelor înseamnă că nu am reușit să administrăm datoriile eficient pentru a acumula avere. Dacă tot ce am acumulat este pe datorie, aceasta are un preț, care de cele mai multe ori se reflectă în situația noastră financiară generală. Tot ce achiziționăm pe datorie este mai scump decât dacă am achiziționa fără să ne împrumutăm din cauza dobânzii pe care trebuie să o plătim pentru banii împrumutați.
Valoarea deținerilor este relativă, ea variind în funcție de condițiile pieței. Dacă suntem în perioada de boom economic, valoarea activelor poate fi mai mare decât în perioadele de criza, când valoarea acestora se diminuează. Nu același lucru este valabil și pentru coloana datoriilor. Indiferent de momentul economic în care ne aflăm, valoarea datoriilor va rămâne aceeași, soldul acestora scăzând numai în situația în care achităm datoriile curente fără a mai face altele noi.
Evaluarea situației financiare ar trebui realizată cel puțin anual pentru a putea urmări rezultatele obținute în raport cu eforturile depuse și pentru a fi tot timpul conștienți de valoarea noastră.